１．一日の始めにタスクのToDoリストを作成、順位付けする。
各タスクを洗い出してリスト化し、重要度順にランク付けします。有名なマトリックスですが、緊急性かつ重要性の高いタスクを上位に、緊急性かつ重要性の低いタスクを下位に回します。タスクを可視化、さらには順位付けすることで業務の始まりに自分自身の”仕事スイッチ”をオンにすることができます。へとリストの第一位に位置付けられたタスクについてアドバイスが必要な場合には上司に相談し、詳細を確認したうえで実行します。それによりコミュニケーションの欠落・不足による無駄なタスクの実行を避けることができます。
２．タスクを全てこなさず余白を残しておく。
リストの下位にあるタスクを思い切って翌日に持ち越すなどし、余白を作っておきましょう。1日の業務では急に緊急かつ重要な業務が舞い込んでくる可能性があります。このための余力を残す必要があります。
３．タスクが多いまたは負荷が重い場合には上司に相談する。
仕事のできる人の条件のひとつに、自分の能力とスキルを熟知しており、適切に他力を頼ることができるということがあります。上司にタスクの多さや過負荷を相談するのは自己の無能力を露呈することではありません。多くの場合上司はあなたのタスクをすべて把握しているとは限らず、そういった場合は早めにヘッズアップするのが個人だけでなくチーム全体としての効率アップにもつながるのです。業務をアサインされたからといって全てを抱え込まないようにしましょう。
４．タスク実行の間、集中することのできる環境を作る。
言わずもがなではありますが、完了させることを自分にコミットした業務に集中します。その間、メールチェックもタイトルのみチェックし重要度を判断する等し、リスト上位のタスクを中断することを避けましょう。メールチェックや同僚との雑談に時間を割いてしまうことで簡単に集中力は削がれます。同僚との雑談はランチを有効に使うなどし、”業務時間は集中する”という自分のワークスタイルを確立しましょう。
また、職場でMP３プレーヤー等を使用することを許可されている場合には、自分の集中できるサウンドを有効に活用することも一つの手です。
５．1日の終わりにリストを再度チェックする。
1日の終わりにリストを見返し、達成度を測りましょう。思ったように進まなかった場合、それをメモするなどして可視化します。ただ思考するよりも可視化することにより、脳はそれをより強く認識することができます。この自己フィードバックをふまえ、また明日朝のToDoリストの順位付けにつなげましょう。
上記５つの項目を全て完璧にこなすことは、なかなか容易ではありませんが是非取り組んでみてください。やがてあなたのワークスタイルの確立、また”タイムマネジメント”や”タスク管理”といった目に見えないソフトスキル習得へとつながるでしょう。
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